Come acquisire il primo Comune come cliente dello studio

1. Valuta il fabbisogno dell’ente

La procedura di acquisto definisce cosa l’ente vuole affidare: quali attività, per quanti dipendenti, con quali contratti, con quali adempimenti e scadenze. Se qualcosa non è chiaro, la procedura prevede che si possano fare domande: è la prassi normale.

Da quella lettura si capisce se all’ente serve l’intero ciclo o solo una parte, e con quali strumenti: presenze, portale del dipendente, collegamento con la contabilità.

2. Comprendi la procedura di acquisto

Un Comune compra in tre modi: affidamento diretto sotto soglia, la via dei piccoli Comuni e delle Unioni; procedura negoziata o RdO su MEPA, Sintel o piattaforme regionali, di norma con il criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa; gara, per gli enti grandi.

Allo studio servono iscrizione all’Albo, firma digitale, PEC e polizza professionale. Abilitazioni ai portali, DGUE, cauzioni, contributo ANAC e PassOE li prepara Windex insieme a te: la prima procedura si fa a quattro mani.

3. Costruisci il perimetro dell’offerta

L’offerta risponde al capitolato punto per punto. Windex prepara la parte amministrativa/tecnica e tutto quello che serve per una efficace partecipazione alla gara.

Windex ha referenze e certificazioni sufficienti per rispondere positivamente ai requisiti di partecipazione che la maggior parte delle procedure di acquisto, anche di enti di medio-grande dimensione, possono richiedere.

4. Definisci chi fa cosa

Insieme si decide la ripartizione delle attività tra il tuo studio e Studio PA, applicata a quell’ente: tu sei il referente dell’ente e tieni rapporti con gli Istituti, validazioni e invii; gli specialisti di Windex elaborano, verificano e consegnano, e curano piattaforma e assistenza.

La ripartizione entra nell’offerta e nel documento operativo, e può evolvere nel tempo. La tabella completa è nella pagina Il servizio.

5. Prepara migrazione e parallelo

Dopo l’aggiudicazione si impostano insieme verbale di avvio, calendario del servizio e documento operativo. L’ente fornisce i dati da recuperare dal sistema precedente; Windex li importa su ALISEO HCM ed elabora in parallelo il primo mese, per confrontare i risultati con quelli del vecchio sistema prima di andare a regime.

6. Avvia l’ente e presidia il primo ciclo

Il primo ciclo mensile è quello che conta. Le consegne arrivano in versione provvisoria per i tuoi controlli e quelli dell’ente, poi in definitiva; le denunce passano dai programmi di controllo prima dell’invio. Il tuo referente ha l’help desk di Windex a disposizione; l’ente vede il tuo studio.

7. Scala il modello su altri enti

Il primo Comune è il più impegnativo. Dal secondo in poi procedure, documenti e ripartizione sono già impostati e il tuo studio ha un ente pubblico tra i clienti. Puoi ripetere il modello su altri enti e, se vuoi, riportare in studio le attività che hai imparato a gestire.